做好自己的時(shí)間管理

時(shí)間管理的原則——要事第一

每天你要做的事情可以分成四類：重要且緊急（第一象限）、不重要但緊急（第二象限）、不重要不緊急（第三象限）和重要但不緊急（第四象限），分別屬于“重要-緊急”坐標(biāo)系（“重要性”為橫軸，“緊急性”為縱軸）的四個(gè)象限。

重要且緊急：重要且緊急的事情，必須立刻做。

重要不緊急：重要但是不是特別緊急的事情。只要是沒有緊急但不重要的事情的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。

緊急不重要：緊急但不太重要的事情。只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當(dāng)成優(yōu)先原則。其實(shí)，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。

不重要且不緊急：不重要且不緊急的事情。有閑工夫再說。

時(shí)間管理的原則——80/20原則

這個(gè)原則描述的是一種不公平性，譬如，在生意中，20%的顧客帶來了80%的收益；在社會(huì)上，20%的人擁有著80%的財(cái)富；生命中，20%的時(shí)間帶來80%的快樂；在朋友中，20%的朋友占據(jù)了你80%的時(shí)間；在學(xué)習(xí)中，20%的要點(diǎn)帶來了80%的分?jǐn)?shù)。在時(shí)間管理上，這個(gè)原則告訴我們要抓主要矛盾，要將自己絕大多數(shù)時(shí)間用在能夠帶來成績的20%的內(nèi)容上，簡而言之，就是將絕大部分時(shí)間放在最重要的事情上。

要想做好時(shí)間管理，你必須注意下邊的事情：

首先，要明白自己的價(jià)值觀。你知道什么是沮喪嗎？那就是當(dāng)你花了一生的時(shí)間爬梯子并最終達(dá)到頂端的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)梯子架的并不是你想上的那堵墻。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在于管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒有時(shí)間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時(shí)間做對你來說最重要的事。要想給所做的事情排順序，你必須知道什么重要，什么不重要；什么該做，什么不該做。假如你不了解自己到底在追求什么，不知道對自己來說什么是最重要的，也即你不知道自己內(nèi)心的價(jià)值觀，不知道評判優(yōu)先順序的標(biāo)準(zhǔn)，那一切的安排對你來說都沒什么意義。

探究價(jià)值觀的過程，實(shí)際就是自我反思的過程，為了讓你更加清楚自己的價(jià)值觀，你可以嘗試著回答如下問題：

其次，必須清楚自己要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。沒有清晰的目標(biāo)，任何時(shí)間管理都是浪費(fèi)時(shí)間。時(shí)間管理的目的就是為了在最短的時(shí)間幫您實(shí)現(xiàn)更多的目標(biāo)，為此你需要將自己的目標(biāo)羅列出來，然后對目標(biāo)排序，標(biāo)出先后次序。關(guān)于怎樣制定目標(biāo)，你可以參考第七章第一節(jié)。

再次，你需要明白你的時(shí)間都浪費(fèi)在哪里。為此你需要對現(xiàn)在的時(shí)間使用進(jìn)行跟蹤，正如我在前文所敘述的，每做一件事，你都需要標(biāo)明它所用的時(shí)間，當(dāng)你記錄了一天、一周、一個(gè)月的時(shí)間使用情況時(shí)，你便可以發(fā)現(xiàn)你的時(shí)間浪費(fèi)在什么地方了。

再次，將要做的事情根據(jù)優(yōu)先程度分先后順序。將80%的時(shí)間分配到能夠帶來成績的最主要的20%的知識點(diǎn)上。集中主要精力解決最重要的問題。

最后，立即行動(dòng)，并不斷檢查執(zhí)行結(jié)果，同時(shí)修正時(shí)間安排。一旦確定好了事情的先后順序，你要做的就是立即行動(dòng)，拖延的結(jié)果只會(huì)導(dǎo)致更多的時(shí)間浪費(fèi)，一旦你行動(dòng)了，就需要不斷檢查行動(dòng)的結(jié)果，同時(shí)，要對自己時(shí)間安排的順序作調(diào)整。

了解時(shí)間管理的步驟——樹圖法

    樹圖法具體內(nèi)容如下：

首先，請?jiān)谀X海中想象一棵大樹，樹根是你的價(jià)值觀，樹干是你的目標(biāo)，樹的主枝是你的主要任務(wù)，樹的細(xì)枝和葉子是你的次要任務(wù)。你所做的一切應(yīng)源于你的價(jià)值觀，它是樹根。你的目標(biāo)支撐著各種各樣的任務(wù)，它們都是為實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)服務(wù)的。樹的姿態(tài)和生長方向由它的主枝表現(xiàn)出來，同樣，你通過主要任務(wù)來實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)。樹葉為樹的生長提供養(yǎng)份，你通過完成各種次要任務(wù)，保持你現(xiàn)有的生活。

然后，請拿出一張白紙，畫出一棵樹，如下：在樹根處寫上你認(rèn)為最重要的價(jià)值，在樹干處寫上你的目標(biāo)，在幾個(gè)主枝中寫上你的主要任務(wù)，在葉子和細(xì)枝旁寫上各種次要任務(wù)，完成這幅圖。你可以按照下面的步驟進(jìn)行：

1、樹根：寫上你認(rèn)為最重要的價(jià)值。如果你對這一點(diǎn)比較模糊，不能清楚地說出自己最想要的是什么，請?jiān)囈辉囘@個(gè)辦法——重新拿一張紙，寫下所有想要的東西，如健康、金錢、幸福的家庭、愛情、事業(yè)、自由自在、旅行、安定…… 寫完之后，劃去你認(rèn)為最不重要的一項(xiàng)，再在剩下的項(xiàng)目中劃去一個(gè)最不重要的，一直劃下去，直到只剩下一項(xiàng)，它就是你最重視的東西。

2.樹干：寫上你的人生目標(biāo)。注意，你的人生目標(biāo)應(yīng)與你的價(jià)值觀是一致的，如果不一致，你寫下的樹根確實(shí)是你最珍視的東西嗎？或者，你寫下的人生目標(biāo)真的是你最大的希望嗎？

3.主枝：寫上幾個(gè)主要任務(wù)。這些主要任務(wù)應(yīng)是直接為你的目標(biāo)服務(wù)的，實(shí)現(xiàn)這些任務(wù)有助于達(dá)到目標(biāo)。如果不是這樣，請思考是否有必要在這個(gè)任務(wù)上面投入時(shí)間和精力。

4.樹葉：寫上次要任務(wù)。有些次要任務(wù)是實(shí)現(xiàn)主要任務(wù)的手段，有些次要任務(wù)用來維持現(xiàn)在的生活。次要任務(wù)是不可缺少的，沒有樹葉的樹無法生長，但它們不應(yīng)占據(jù)你的主要精力。

通過樹圖法，你對時(shí)間管理的步驟就會(huì)形成進(jìn)一步的認(rèn)識。

時(shí)間管理的實(shí)踐方法——每天只消一個(gè)任務(wù)清單

    管理自己的時(shí)間，其實(shí)很簡單，你只需要每天列一個(gè)任務(wù)清單，把它放在最顯眼的地方，并把它作為你行動(dòng)的指導(dǎo)即可。把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時(shí)都明確自己手頭上的任務(wù)。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當(dāng)你看到自己長長的list時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生緊迫感。制定任務(wù)清單其實(shí)并不復(fù)雜，每天晚上抽出5分鐘思考下第二天要做什么事情，列在清單上，安排好要做事情的先后順序，并且做出所做事情的時(shí)刻表；第二天清晨抽出5分鐘，拿出昨晚列的清單，思考下是否需要調(diào)整。注意：每天晚上都要思考下今天的事情是否完成，完成情況如何，是否需要改進(jìn)，如何改進(jìn)。

    你可以參考下面的表格制定適合自己的任務(wù)清單：

    說明：執(zhí)行時(shí)間需要列出開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，譬如上午10點(diǎn)25分00秒開始，下午3點(diǎn)15分00秒結(jié)束。很多同學(xué)不太注意秒的問題，我建議你以后重視起來，不要覺得這個(gè)可有可無。一定要記�。阂獙λ�做事情進(jìn)行優(yōu)先級排序。

說實(shí)話，時(shí)間管理沒有我們想象的那么復(fù)雜，那么恐怖，關(guān)鍵就在于你能不能堅(jiān)持，能不能把要做的事情列出來，能不能安排好要做事情的先后順序，然后就是不遺余力的執(zhí)行。

嘗試一下吧。

克服拖拉的一些建議

建議一：學(xué)會(huì)分解任務(wù)，一點(diǎn)一點(diǎn)做。有些目標(biāo)，乍一看，感覺很困難無法實(shí)現(xiàn)，或是需要莫大的努力，結(jié)果就導(dǎo)致了你什么都沒做。這時(shí)，你不妨不任務(wù)分解，分解至你能做的小任務(wù)，這樣你便可以著手去做了�？纯聪旅孢@個(gè)故事，你會(huì)更加清楚我的意思：

一只新組裝好的小鐘放在了兩只舊鐘當(dāng)中。兩只舊鐘“滴答”、“滴答”一分一秒地走著。其中一只舊鐘對小鐘說：“來吧，你也該工作了�？墒俏矣悬c(diǎn)擔(dān)心，你走完三千二百萬次以后，恐怕便吃不消了。”“天哪！三千二百萬次�！毙＄姵泽@不已，“要我做這么大的事？辦不到，辦不到�！绷硪恢慌f鐘說：“別聽它胡說八道。不用害怕，你只要每秒滴答擺一下就行了�！薄疤煜履挠羞@樣簡單的事情。”小鐘將信將疑，“如果這樣，我就試試吧�！毙＄姾茌p松地每秒鐘“滴答”擺一下，不知不覺中，一年過去了，它擺了三千二百萬次。

    建議二：列出所有你拖拉的事情。把你一直拖拉，沒有完成的事情列出來，給自己設(shè)定一個(gè)時(shí)間段（時(shí)間段不一定要多長譬如15分鐘、30分鐘都可以），這個(gè)時(shí)間段你全都用來處理一直推遲、拖延的事情，我想你肯定會(huì)發(fā)現(xiàn)這短時(shí)間的專注和努力足以使自己越過拖沓推遲的障礙。

    建議三：避免“帕金森現(xiàn)象”。要給任何事情，哪怕是小事也要設(shè)定完成的期限，否則事情會(huì)像橡皮筋一樣被拉的很長，沒完沒了。這就是所謂的“帕金森現(xiàn)象”。正如帕金森所說:“你有多少時(shí)間完成工作,工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間。”如果你有一整天的時(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它，而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。所以，一定要嚴(yán)格規(guī)定完成期限。

    建議四：剔除分散你注意力的東西。你要養(yǎng)成整潔條理的習(xí)慣，書桌上盡量干凈，只擺放你當(dāng)下復(fù)習(xí)的書籍。書包中也不要裝太多的復(fù)習(xí)資料，減少分散注意力的因素。現(xiàn)在很多同學(xué)都有了手機(jī)，我發(fā)現(xiàn)有太多的同學(xué)上課掛著qq，請?jiān)谏险n、學(xué)習(xí)期間關(guān)閉qq。任何能夠插入你和你計(jì)劃要完成的事情中間的事情都會(huì)中斷你現(xiàn)有的活動(dòng)，導(dǎo)致拖拉的產(chǎn)生。所以最好通過消除任何可能導(dǎo)致你突然終止工作的干擾因素來避免這種情況的發(fā)生。

    建議五：確立你不愿意被打擾的時(shí)間。每天至少要有半小時(shí)到一小時(shí)的“不被干擾”時(shí)間。假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面學(xué)習(xí)或思考，這一個(gè)小時(shí)的效率甚至可以抵過你平時(shí)幾個(gè)小時(shí)的效率。

    建議六：學(xué)會(huì)獎(jiǎng)賞自己。即使一個(gè)小小的成功，也應(yīng)該慶祝一下，你可以事先給自己許下一個(gè)獎(jiǎng)賞諾言，事情成功之后一定要履行諾言。

    建議七：學(xué)會(huì)說“不”。一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應(yīng)當(dāng)說“不”。

    建議八：今日事今日畢。一旦確定好今天要做的事情，同時(shí)，確定這個(gè)事情今天可以完成，那就不要拖到明天，今天的事情今天完成，因?yàn)槊魈爝�有明天的事情做。

    建議九：利用好零碎時(shí)間。在學(xué)習(xí)、生活中，你總有一段時(shí)間是空白的，譬如等車、上廁所、吃飯前的等待時(shí)間、理發(fā)的等待時(shí)間……請不要浪費(fèi)了這些時(shí)間，你完全可以在這些時(shí)間做些東西。譬如，在上學(xué)等車的時(shí)候背一些單詞、在中午打飯的時(shí)候回憶一下公式、在晚間洗漱的時(shí)候練一下英語聽力……把這些零碎時(shí)間充分利用起來，會(huì)對自己的成績提高有很大幫助。正如一位歷史學(xué)家說的：“好些年總想找個(gè)比較長的完整時(shí)間寫東西，可是總等不來，可以利用的時(shí)間也就輕易地滑溜過去了；如今一有時(shí)間就寫，化零為整，許多零碎時(shí)間妥善地利用起來，不就是一個(gè)大整數(shù)？這筆賬過去不會(huì)算，自己想想，真是蠢得可以�！崩�用好閑余時(shí)間：有人算過這樣一筆賬：如果每天臨睡前擠出15分鐘看書，一年就可以讀20本書，這個(gè)數(shù)目是可觀的，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了世界上人均年閱讀量。然而這并不難實(shí)現(xiàn)。如果你覺得自己缺乏思考問題的空閑時(shí)間，不妨試著堅(jiān)持每天睡前擠出十幾分鐘的時(shí)間，一旦形成了習(xí)慣，就很容易長期堅(jiān)持。在利用好這些零碎時(shí)間的同時(shí)，也要依據(jù)自己的實(shí)際情況對自身的特點(diǎn)和習(xí)慣進(jìn)行自我分析，尋找到一個(gè)平衡點(diǎn)，拿出一小段時(shí)間來放松身心以換取整體的高效率是非常有必要的。